Как вести учет в мясном магазине

Разберу очень непростую тему – учет в мясном магазине.

Читайте внимательно, потому что в статье не будет общих слов из умных книжек про финансы и бухгалтерию, не будет восторженных теорий с семинаров по бизнесу про то, как все автоматизировать и сделать такой учет, что мясо буквально само вам будет писать в Телеграм и отчитываться сколько продалось, и сколько нужно заказать.

Я расскажу вам к каким выводам я пришел за годы работы в мясном магазине и дам вам рекомендации, как вести учет в мясном магазине именно со стороны владельца, который просто хочет знать сколько прибыли он зарабатывает и не хочет тратить на расчеты полдня, тем более не хочет платить кучу денег каждый месяц за лишние функции в программе.

В первую очередь внесу ясность – есть несколько видов учета:

• кассовый учет (он же бухгалтерский, он же налоговый)
• ветеринарный учет – это учет движения мяса в системе Меркурий
• управленческий учет

Когда я говорю и пишу про учет в мясном магазине, я всегда имею в виду управленческий учет.

Потому что он самый важный и самый сложный. Важный, потому что он показывает нам сколько прибыли мы зарабатываем или в каком месте и на каком мясе мы ее теряем.

Сложный, потому что в мясном магазине есть разделка мяса, которая происходит большую часть дня и один кусок мяса за день может несколько раз переработаться в разные позиции.

Утром он был стейком с костью, в обед вырезали кость, и он стал мякотью, потом к вечеру его нарезали как рагу, а на утро из него вообще сделали фарш.
Все эти передвижения куска невозможно отслеживать! Тем более что кусков десятки, а то и сотни если у вас несколько видов мяса.

Почти любая компания, которая продает программы для учета скажет вам, что это не проблема, сейчас столько возможностей для автоматизации, нужно только правильно обучить сотрудников и ни один грамм не потеряется, у нас есть примеры магазинов, которые ведут такой точный учет и т.д.

Я же в свою очередь еще раз повторю, что это НЕВОЗМОЖНО! Это наивная теория.
Почему так происходит я расскажу немного позже.

Сейчас, чтобы у вас не осталось путаницы, доразберу вопрос про виды учета.

Многие путают кассовый и управленческий учет, либо смешивают их в один процесс.

Кассовый учет вы должны вести не столько для себя, сколько для того, чтобы отчитываться в налоговой и платить налог с выручки или прибыли (выручка минус расходы).

Если бы у нас был идеальный мир и мы бы могли показывать всю изнанку своего бизнеса налоговой и другим проверяющим органам, то тогда наш внутренний управленческий учет равнялся бы кассовому. То есть абсолютно все продажи мы бы пробивали через онлайн кассу и учитывали бы все самые мелкие расходы.
Но так не происходит даже в крупных компаниях, которые якобы на 100% работают вбелую.

Поэтому мы разделяем кассовый и управленческий учеты. Ведем их параллельно.

В кассовом учете мы занижаем выручку, чтобы платить меньше налогов, то есть на самом деле мы пробиваем меньше чеков, чем продаем по факту. При этом чеки покупателям мы выдаем всегда, просто часть этих чеков не проведены в онлайн кассе.

Но в своем внутреннем управленческом учете мы должны учитывать абсолютно каждую продажу до грамма, учитывать каждую скидку и все расходы до копейки.

Таким образом, в кассовом учете наша задача просто сдать правильный отчет в налоговую и вовремя заплатить налог.

Для этого нам не нужно нанимать бухгалтера (вы легко можете это делать сами, либо разово платить бухгалтерским компаниям только за сдачу отчета), не нужно покупать отдельную программу, не нужно пытаться синхронизировать кассовый учет с нашим внутренним учетом в попытках все автоматизировать.

Это просто два параллельных процесса, в мясном магазине они не пересекаются, относитесь к этому именно так и тогда у вас не будет ошибок, ну и само собой так вам будет проще.

 

Также к совершенно отдельному виду учета относится ветеринарный учет.

До недавнего времени его вообще не существовало. По большому счету к продажам он не имеет никакого отношения. Наша задача здесь просто принять от поставщика ВСД (ветеринарный сопроводительный документ) и погасить его в электронной системе «Меркурий» (система учета, разработанная Россельхознадзором и Ветслужбами РФ).

 

Вернусь к управленческому учету (учет для себя).

В первую очередь скажу, что как бы вам не было лень, вести его придется обязательно. И делать это нужно постоянно, а не раз в две недели проводить инвентаризацию как это обычно делают в продуктовом магазине. Иначе вы даже без воровства не разберетесь есть ли прибыль или нет.

В мясном магазине наш основной товар не штучный как в продуктовом и даже не весовой, хотя мы и продаем мясо в килограммах!

У нас нет банок с оливками или коробок конфет, которые очень просто посчитать в штуках при инвентаризации и понять, сколько было продано и сколько должно быть с них денег. У нас нет мешка сахара или муки, которые мы продаем на развес, хотя это вроде похоже на торговлю мясом, но это совершенно не так – сахар не усыхает и из него ничего в магазине не производят.

В продуктовом магазине не нужно следить за продажами каждый день, потому что достаточно посмотреть в бумажке сколько банок, коробок, мешков сахара было привезено в магазин две недели назад и сколько их осталось сейчас.
Разница между этими цифрами и будет проданным количеством товара. Его мы просто умножаем на продажную цену и сравниваем с выручкой, которую сдал нам продавец. Любая недостача здесь означает, что товар был украден, потому что банка с оливками не могла усохнуть как мясо.

В мясном магазине все выглядит по-другому, для простоты понимания продолжу пример с банкой оливок.

Представьте, что, туша мяса, это банка оливок с косточками – мы вскрываем банку, достаем оливки и выкладываем их на витрину по одной, из части оливок достаем косточки и продаем их по копеечной цене или вовсе выкидываем. Банку с маринадом мы точно отправляем в мусорку, а ведь мы заплатили за нее деньги!
То есть нам надо стоимость банки и косточек заложить в продажную цену отдельных оливок. К вечеру непроданные оливки мы перерабатываем, к примеру, в паштет (фарш) и вот тут уже никто не знает сколько оливок было продано, сколько ушло в паштет и сколько было украдено.

И эта путаница возникла всего за один день!

Если через две недели провести инвентаризацию, то даже зная точное начальное количество оливок в каждой банке, мы все равно не сможем понять сколько прибыли мы заработали и есть ли она вообще в данный момент.
То есть на момент инвентаризации у нас будут остатки в виде нескольких неоткрытых банок (неразделанных), нескольких оливок на витрине, какой-то остаток в виде паштета и выручка, которую сдал нам продавец.

И мы не сможем разобраться нормальная это выручка или продавец продал половину в свой карман, ведь мы понятия не имеем какая норма выхода с каждой банки косточек, мякоти и сколько мы отправляем в паштет.

В туше мяса все обстоит еще сложнее, потому что мы практически никогда не знаем точно сколько в итоге выйдет ребрышек, вырезки или стейков. У каждой туши разная жирность, толщина костей и мясистость.

Вроде как решение на поверхности – просто записывай каждый отрезанный от туши кусок, вводи его в программу и потом она при продаже все грамотно спишет.

Но на практике мы жестко сталкиваемся со следующими вариантами:

• разделывать нужно быстро (клиенты уже стоят возле полупустой витрины) и мясник не успевает ни взвешивать, ни записывать.
• половину мясник успел записать, потом началась спешка и про остальную часть он просто забыл, а когда вспомнил, решил взять из витрины и быстро взвесить. Но в итоге, что-то взвесил по два раза, а что-то уже продалось и в принципе не учлось.
• большая часть мясников просто забивает на этот процесс и пишет цифры от винта.

То есть, главная функция большинства программ учета в мясном магазине – правильный ввод данных, правильная приемка товара в программу, на первом же шаге у нас не работает!

Поняв это, крупные мясные магазины или отделы супермаркетов начинают «прикручивать костыли» к этому процессу – нанимают отдельного человека, который контролирует каждое движение мясника и записывает его.
В дополнение к этому, безжалостно заставляют клиента ждать пока разделанное мясо не будет оприходовано в программу, иначе продажа просто невозможна – программе нечего списывать!

Если вы никогда не сталкивались с учетными программами, то все это для вас звучит дико.

Программа, которая должна ускорять все процессы и вообще автоматизировать продажи так, чтобы владелец в любой момент времени видел все остатки на складе и все движения продавца с мясником, чаще всего замедляет работу и вообще может показывать ошибочные данные.

Как же такое возможно?

На самом деле тут все просто!

Учетная программа – это просто калькулятор! Чтобы что-то получить, сначала надо туда правильно ввести данные.

Программа – это не живой человек, не искусственный интеллект, который может что-то анализировать, строить модель вашей разделки и выводить проценты выхода мяса.

Она не понимает, что стейк, это часть туши и, если вы его не приняли в программу, она сообщает, что у вас нет стейка и не дает его продать, хотя на складе у вас целая туша.

А принять в программу стейк вы тоже просто так не можете, ей надо объяснить с помощью дополнительной проводки (действие в программе) – акта производства, что из туши производится стейк, нужно списать вес стейка с веса туши и только после этого принять стейк на склад.
А потом еще с помощью новой проводки переместить его на витрину и только после этого его можно будет продать через программу!

Холодильная камера, витрина, морозильный ларь – это все для программы разные склады, она «видит» их как разные магазины, поэтому в обязательном порядке приходится создавать документ перемещения, даже если это всего 200 грамм фарша и несете вы его 2 метра от холодильника на витрину!

В добавок к этому, вечером, когда остатки с витрины вы убираете в камеру, нужно заново создавать этот чертов документ!
И вот тут-то вас ждет куча сюрпризов…

Утром вы приняли в витрину 20 кг стейков, за день продали 15 кг, а в холодильник убираете 4 кг просто потому что мясо усохло на 1 кг. Но программа выдаст вам данные, что в витрине есть 1 кг стейков, хотя витрина уже пуста!
И если не провести тут же инвентаризацию и сделать дополнительные движения в программе, то за несколько дней, я уже не говорю за месяц, у вас программа будет показывать такие остатки в витрине, что вы с ума сойдете, пытаясь понять где они на самом деле.

И это самый простой пример сюрприза, а есть еще неконтролируемая подразделка кусков из витрины в течение дня, обрезка сухожилий, пленок и другие простые в реальности, но сложные для программы действия.

По такой логике работает большинство программ, в частности 1С и все разработки на этой базе, Штрих-М, R-Keeper, УкрСклад.

Все эти программы абсолютно не подходят для мясного магазина!

Я протестировал их все.

Больше всего я работал с программой 1С, всячески пытался ее адаптировать под процессы в мясном магазине, так как уже был опыт работы с ней в двух других бизнесах. Но в итоге я полностью отказался от нее, так как на одно простейшее действие, в виде обычной подрезки куска или одного удара топора по стейку требует нескольких проводок в программе!

Это полный абсурд, у меня не справлялся с этим даже отдельный человек! Не помогали никакие готовые производственные акты в виде рецептов, потому что отрубить ребро от стейка нельзя всегда одинаково.

Откровенно говоря, и в двух других бизнесах мне было очень сложно работать с 1С, несмотря на то, что ее логика напрямую подходила под процессы.

Я использовал эту программу в производстве полуфабрикатов для собак и в производстве кованной мебели. В этих бизнесах товар весовой и штучный, все стандартизировано до уровня рецептов, но все равно требовался отдельный бухгалтер, кто постоянно вносил данные, делал кучу проводок и исправлял ошибки.

Поэтому еще раз сделаю акцент на моем выводе из практики:
Лучше вообще не использовать программу в мясном магазине, чем наказать себя и вбухать кучу денег в ЭТИ программы!

Забегая вперед, скажу, что подходящая под мясной магазин учетная программа сейчас все-таки есть!

Расскажу про нее ближе к концу статьи, потому что в первую очередь моя задача предостеречь вас от самых популярных ошибок.

 

Следующий важный момент – даже не пытайтесь настроить управленческий учет с помощью бухгалтера!

Не нанимайте на эту задачу бухгалтера ни при каких условиях!

Многие ошибочно думают, что если человек учился на эту профессию и работал аж в какой-то супер-пупер большой компании, то наладить учет в маленькой мясной лавке ему будет раз плюнуть.

Не буду подробно разбирать почему это не так, скажу только факты из практики – с 2010 года я не встретил НИ ОДНОГО бухгалтера, кто сходу бы смог поставить учет в мясном магазине!
Они учатся совершенно другому.

Как раз-таки наоборот, я получаю кучу писем от бухгалтеров, которых наняли в мясной магазин и грозятся уволить если они срочно не разберутся кто ворует и где прибыль.

Какой же тогда есть выход, если ни программа, ни бухгалтер не могут решить вопрос точного учета?

Сразу замечу, что я не сказал однозначно, что программа и бухгалтер — это зло.
Крайности – это зло.
Не надо сбрасывать с себя ответственность и рассчитывать только на программу или бухгалтера.

В мясном магазине работает только один вариант — владелец должен сам разработать алгоритм учета и сам должен контролировать его работу.

• В первую очередь нужно смириться с тем, что точного учета как в продуктовых магазинах или супермаркетах у вас не будет, вы никогда не будете видеть в программе точных остатков в холодильной камере или тем более в витрине. То есть учет у вас будет всегда усредненный, без детальных данных по каждой позиции.

Многим это не подходит в принципе и я очень хорошо их понимаю, как склонный к перфекционизму человек. Но, не переживайте, с годами это проходит. Такова особенность бизнеса и это надо просто принять.

• Во вторую очередь нужно смириться с воровством. Это еще сложнее, особенно мужчинам – первое время может доходить до рукоприкладства, но этим мало что изменишь.

В рознице в нашей стране всегда воровали, пока у нас такая культура. Никакая программа не поможет полностью искоренить это, уменьшить и «закрутить гайки» да, но, чтобы ни грамма мимо кассы не прошло – нет.

Для этого нужны видеокамеры, охранник и несколько человек, которые будут следить за каждым куском.
Это тот самый случай, когда расходы на контроль получаются выше самого лютого воровства.

• После этих двух этапов можно переходить к разработке схемы учета именно под вашу модель работы. Рабочие процессы у всех разные, поэтому нельзя просто взять одну схему чета и «надеть» ее на всех.

Поскольку разобрать все детали схемы учета по которой работаю я сам, в статье невозможно (это занимает около 2 часов аудиоразбора), я дам вам основные принципы, чтобы вы уже начали укрупненно рисовать свою схему и разбираться, что вам подходит, а что нет.

Если же вы не хотите самостоятельных экспериментов и доверяете моему опыту, то вы можете приобрести мой Главный Курс по открытию и развитию мясного магазина «Золотые Секреты Мясников 2.0» (вот ссылка на описание Курса: http://zsm.meatshops.ru/) и настроить систему учета в точности по моим рекомендациям.

Вернусь к основным принципам.

По большому счету есть всего два важных процесса, которые владельцу нужно более-менее точно отслеживать.

Первый – это воровство.

Второй – это эффективность разделки и продажи, то есть насколько прибыльно разделывает ваш мясник и сколько прибыли теряется в процессе продажи на скидках, усушке и переработке непроданных кусков.

Если исключить воровство, к примеру, у вас маленький семейный магазин или лавка, где нет чужих наемных сотрудников, то ваша задача сводится к грубому подсчету на калькуляторе раз в неделю ваших затрат на мясо, вашей выручки и тех денег, которые в данный момент «сидят» в остатках в холодильнике.

В этом случае вы можете даже не записывать каждую продажу. Если прибыль вас устраивает, если она не ниже 10-15% от вложенных денег, то дальше можно не считать. И это вполне нормальный подход для многих.

И на самом деле лучше заниматься продажами, увеличивать ассортимент, чем выискивать какой именно кусок был продан с маленькой прибылью или в убыток.
Достаточно раз в месяц делать на одной туше контрольную засечку разделки и отслеживать как она в итоге продалась, чтобы в среднем понимать нет ли каких-нибудь грубых ошибок.

Несмотря на эту простоту, я вижу очень многих таких семейных магазинов, кто не может подсчитать даже эти данные. Кому-то не хватает понимания как именно это делать, но большинству не хватает дисциплины делать это системно раз в неделю.

Такая модель работы на самом деле встречается редко, чаще всего в магазине есть хоть один чужой человек. И тут уже придется отслеживать и воровство.

В этом случае никак не обойтись без записи каждой продажи. В первую очередь потому что нужно каждый день сравнивать деньги в кассе с записанной выручкой.

Из опыта скажу, что как только выручка превышает 15-20 тысяч рублей в день записывать в тетрадку без ошибок становится невозможным. Даже одна ошибка вечером вам выльется в часы поиска несостыковок!

Поэтому на этих оборотах вам уже однозначно нужна техника!

Либо весы с печатью товарных чеков и возможностью забирать ленту продаж с детализацией, либо компьютер с учетной программой.

С техникой у вас тоже будут ошибки, продавцы все равно будут что-то забывать, но сам по себе процесс, когда мясо кладется на весы и продавцу остается только ввести код на весах или выбрать позицию в программе, сокращает количество ошибок в разы.

В дополнение к этому обязательно нужна видеокамера высокого разрешения в кассовой зоне.

Имея вечером точные данные по продажам, вы сразу контролируете грубое воровство самого мяса и наличности из кассы.

Если вы будете использовать только весы, из которых вы будете забирать ленту продаж, то считать вы будете на калькуляторе и времени у вас будет уходить намного больше, чем при работе с грамотной программой, но это тоже решение, если на начальном этапе у вас нет денег на программу, моноблок или компьютер.

Тем не менее, я очень рекомендую сразу начинать работать с программой. Даже если вы не сможете сразу разработать правильную схему учета для своего магазина и в программе у вас первое время будет сплошная путаница и ошибки, то по крайней мере у вас уже будут учитываться все продажи и это высвободит вам время, чтобы разобраться как считать остатки в холодильнике.

В своих магазинах я в итоге пришел к программе, которую мне написали программисты под заказ.
Самая главная логика в этой программе следующая – она позволяет проводить продажи без приемки мяса в холодильную камеру или на витрину.

Фактически она может продавать то, чего еще вроде как нет (туша в программе есть, а стейка еще нет), потому что списание мяса идет напрямую с туши, без лишних разделочных проводок.

Даже если вы с утра еще не успели занести в программу тушу, она все равно позволяет продавать любую позицию, просто в холодильной камере она будет показывать отрицательное количество проданного мяса. А когда вы оприходуете тушу в программу, она выровняет все данные.

Поскольку эта программа была написана исключительно под мои задачи, я никак не мог продавать ее моим клиентам и до недавнего времени программного решения попросту не было!

Но сейчас, наконец-то вариант появился!

Мой партнер (разработчик программ для учета) сделал действительно рабочую программу для мясного магазина, работающую по такой же логике, как я описал выше.

На сегодняшний день, это реально единственное решение для учета в мясном магазине!

Программа успешно работает более чем в 100 мясных магазинов по всей России.

Контакты партнера я дам вам в конце статьи.

Стоимость самой программы составляет 50 000 рублей при покупке в собственность. Разовые вложения на необходимое оборудование гибкие и зависят от того какой комплект вы выберите, а также от самих моделей.
Также возможна абонентская оплата с ежемесячным платежом в 5000 рублей.

Самый суровый минимум, который вам необходим именно для управленческого учета, это компьютер или ноутбук. На него будет установлена программа.

Более дорогая альтернатива ноутбуку, это сенсорный моноблок, который мы обычно привыкли видеть в супермаркетах. Да, это удобный вариант в работе, но ноутбук с мышкой или планшет его вполне заменяют.

В начале работы, когда на всем экономишь, лучше купить весы, подключаемые к компьютеру, чем моноблок. Это сильно увеличит производительность продавца – не надо будет вводить вес продаваемой позиции вручную, так как он сразу будет виден на экране.

Следующее от чего можно отказаться, это сканнер штрих-кода.
Для учета он вам абсолютно не нужен, так как в мясном магазине у нас или попросту нет товаров со штрих-кодами, или их совсем незначительное количество.

 

Итак, подведу итоги статьи.

1. Управленческий учет в мясном магазине сложный и нестандартный, потому что есть разделка мяса, которая происходит большую часть дня и один кусок мяса за день может несколько раз переработаться в разные позиции.
2. Большинство учетных программ (1С и все разработки на этой базе, Штрих-М, R-Keeper, УкрСклад) абсолютно не подходят для мясного магазина!
3. С 2010 года я не встретил НИ ОДНОГО бухгалтера, кто сходу бы смог поставить учет в мясном магазине! Не нанимайте на эту задачу бухгалтера ни при каких условиях!
   Вы должны сами разработать алгоритм учета и сами должны контролировать его работу.
4. Кассовый и ветеринарный учет ведем отдельно от управленческого учета.
   Для кассового учета вам нужен кассовый аппарат (онлайн касса) и терминал оплаты банковскими картами.
   Подробнейшие инструкции по этим вопросам, включая выбор системы налогообложения есть в моем Курсе «Золотые Секреты Мясников 2.0» (вот ссылка на описание Курса: http://zsm.meatshops.ru/)
5. Для управленческого учета в мясном магазине вам в первую очередь нужно разработать свой алгоритм учета, либо вы можете настроить систему учета в точности по моим рекомендациям, которые есть в Курсе «Золотые Секреты Мясников 2.0».
6. Если вы решите вести учет с программой (я очень рекомендую это делать с самого начала), то на сегодняшний день существует только одна подходящая для мясного магазина программа, которая работает по правильной логике.

Чтобы приобрести и внедрить программу обратитесь к моему партнеру. Он и его команда подберут вам оборудование в соответствие с вашим бюджетом и с моделями доступными в вашем городе, далее установят вам программу и обучат ей пользоваться.

Совершенно не имеет значения в каком городе вы находитесь, программу вам установят и настроят дистанционно через удаленный доступ. Обучение проведут по Скайпу. А также у вас будет постоянная поддержка по работе программы.

Вот контакты Александра Татарченко — моего партнера, разработчика программы:
Email: tatarchenko.alexandr@gmail.com
WhatsApp, Viber: +90 535 418 39 59 (пишите или звоните через эти мессенджеры)

Обязательно скажите ему, что вы от Александра Керимова и он закрепит за вами постоянную 10% скидку на саму программу.

Стоимость программы при покупке в собственность (с единоразовым платежом) — 50 000 рублей, со скидкой от меня — 45 000 рублей.

Также возможен тариф с помесячной оплатой в 5000 рублей (это, по сути, аренда программы).
Для вас, соответственно, она будет стоить 4500 рублей в месяц, то есть 6000 рублей экономии в год.